Le trasferte aziendali sono un aspetto essenziale della gestione del personale, con implicazioni fiscali e normative che richiedono un’attenzione particolare. Questo articolo approfondisce il concetto di trasferta, la tassazione delle indennità, le modalità di rimborso spese e le recenti novità introdotte dal 2025.
Cos’è la Trasferta?
Si parla di trasferta quando un dipendente svolge temporaneamente la propria attività lavorativa in un luogo diverso dal comune della sede di lavoro. L’elemento chiave è la temporaneità dell’assegnazione, come stabilito dalla giurisprudenza (Cass. 2.9.2000 n. 11508). Diverso è il caso del lavoratore trasfertista, che per contratto opera abitualmente in luoghi variabili e diversi. Per questa categoria, l’indennità percepita non è legata a una singola trasferta, bensì rappresenta un compenso aggiuntivo.
Tassazione delle Indennità di Trasferta
La fiscalità delle indennità e dei rimborsi spese per le trasferte è regolata dall’art. 51 co. 5 del TUIR, che distingue tra trasferte all’interno del comune di lavoro e trasferte extra-comunali.
Nel primo caso, le indennità e i rimborsi percepiti concorrono integralmente a formare il reddito del dipendente, con l’unica eccezione dei rimborsi documentati per spese di viaggio e trasporto, come biglietti di autobus, ricevute taxi e fatture di car sharing.
Per le trasferte al di fuori del comune di lavoro, la normativa prevede tre modalità di trattamento fiscale:
- L’indennità forfetaria è esente fino a 46,48 € al giorno per trasferte in Italia e 77,47 € per trasferte all’estero, con la parte eccedente soggetta a tassazione.
- Il rimborso misto prevede limiti di esenzione ridotti se l’indennità è corrisposta insieme al rimborso delle spese di vitto o alloggio. Se viene rimborsata una sola voce, l’esenzione è ridotta a 30,99 € per l’Italia e 51,65 € per l’estero; se vengono rimborsati entrambi, l’esenzione scende a 15,49 € e 25,82 € rispettivamente.
- Il rimborso analitico, detto anche “a piè di lista”, consente l’esenzione totale per le spese documentate di vitto, alloggio, trasporto e viaggio. Per altre spese accessorie, come telefono o lavanderia, è prevista un’esenzione fino a 15,49 € in Italia e 25,82 € all’estero.
Novità dal 2025: Obbligo di Pagamenti Tracciabili
A partire dal 2025, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto saranno esenti da tassazione solo se pagate con mezzi tracciabili, come bonifico bancario, carte di credito, debito o prepagate. Questa modifica è stata introdotta dalla Legge 207/2024 e ha lo scopo di migliorare la trasparenza fiscale e ridurre il rischio di contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Deducibilità delle Spese di Trasferta per le Aziende
Le spese sostenute dalle aziende per le trasferte dei dipendenti sono deducibili, ma con alcune limitazioni. Per quanto riguarda le spese di vitto e alloggio, il rimborso analitico è deducibile fino a un massimo di 180,76 € per trasferte in Italia e 258,23 € per quelle all’estero. Se il rimborso avviene in forma forfetaria o mista, è interamente deducibile. Per le trasferte all’interno del comune, invece, la deducibilità è limitata al 75%.
Le spese di trasporto sostenute dal dipendente con il proprio veicolo o un’auto a noleggio sono deducibili sulla base del costo chilometrico determinato dalle tariffe ACI. Se il veicolo utilizzato è di cilindrata elevata, la deducibilità è limitata alle tariffe previste per veicoli di potenza inferiore. Le spese di viaggio, come quelle per taxi, treni e aerei, sono invece interamente deducibili per l’azienda, come stabilito dall’art. 95 co. 3 del TUIR.
Indennità Chilometrica
Un aspetto rilevante riguarda l’indennità chilometrica, ossia il rimborso riconosciuto al dipendente che utilizza il proprio mezzo per una trasferta. L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che se la distanza tra la residenza del dipendente e la destinazione è inferiore rispetto al tragitto tra la sede di lavoro e la destinazione, il rimborso non costituisce reddito imponibile. Al contrario, se il tragitto è superiore, la differenza diventa imponibile.
Trasfertisti e Tassazione Specifica
Per i lavoratori trasfertisti, l’art. 51 co. 6 del TUIR stabilisce che le indennità e le maggiorazioni percepite concorrono alla formazione del reddito per il 50% del loro ammontare, riducendo così l’impatto fiscale rispetto ai lavoratori non trasfertisti.
Dematerializzazione delle Note Spese
Con l’avvento della digitalizzazione, le aziende possono ora conservare le note spese in formato elettronico, a condizione che i documenti siano leggibili, inalterabili e rispettino i criteri di certezza, inerenza e congruità. Questo processo consente una gestione più efficiente e riduce il rischio di errori o smarrimenti.
Conclusione
La gestione delle trasferte è un elemento cruciale per aziende e lavoratori, non solo per ottimizzare la fiscalità, ma anche per garantire il rispetto delle normative vigenti. L’introduzione dell’obbligo di pagamenti tracciabili e le regole sulla deducibilità impongono una maggiore attenzione da parte delle imprese per evitare contestazioni fiscali. Una gestione efficace delle trasferte non solo consente di ottenere vantaggi economici, ma contribuisce anche a migliorare la compliance aziendale e l’organizzazione interna.
